Klachtenregeling
Klachtenregeling coachopleidingen
1. Inleiding
Anahata Coaching & Training streeft ernaar om hoogwaardige opleidingen en bijscholingen te verzorgen voor coaches, therapeuten, docenten en managers. We doen ons uiterste best om onze cursisten de best mogelijke leerervaring te bieden. Mocht je ondanks onze inspanningen toch een klacht hebben, dan horen wij dat graag, zodat wij samen tot een passende oplossing kunnen komen.
2. Definities
- Deelnemer: cursist bij een van de opleidingen van Anahata Coaching & Training
- Onderwijsinstelling: Anahata Coaching & Training
- Klager: De persoon die een klacht indient.
- Beklaagde: De persoon of afdeling waarover de klacht gaat.
- Onafhankelijke derde partij: In geval van een onoplosbaar conflict wordt KTNO (Kwaliteit en Toetsing Natuurgerichte Opleidingen) ingeschakeld als onafhankelijke derde partij.
3. Doel van de Klachtenregeling
De klachtenregeling heeft als doel een duidelijke procedure te bieden voor het indienen, behandelen en oplossen van klachten op een eerlijke en transparante manier. Hiermee willen we bijdragen aan de kwaliteit van onze dienstverlening en de tevredenheid van onze cursisten.
4. Procedure voor Klachtenafhandeling
Stap 1: Indienen van de Klacht
1. Een klacht dien je schriftelijk in door een e-mail te sturen naar ons secretariaat via secretariaat@anahata-coaching.nl
2. De deelnemer en degene in wiens opdracht deze aan de cursus, training, opleiding of traject deelneemt, of heeft deelgenomen, kan tot 1 maand na afsluiting van de cursus, training, opleiding of traject een schriftelijke klacht over de uitvoering van de cursus, training, opleiding of traject indienen bij het secretariaat en bevat ten minste:
a. Naam, adres en contactgegevens van de klager;
b. Omschrijving van de klacht, inclusief relevante details zoals data, betrokkenen en de aard van de klacht;
c. Eventuele gewenste oplossingen of verwachtingen.
Stap 2: Ontvangstbevestiging
Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de klacht stuurt ons secretariaat een ontvangstbevestiging naar de klager, waarin de procedure verder wordt toegelicht.
Stap 3: Behandeling van de Klacht
1. De klacht wordt in behandeling genomen door de klachtenfunctionaris van de onderwijsinstelling: Ingrid Hilgeman. Deze persoon zal de klacht onderzoeken en indien nodig contact opnemen met de klager voor nadere informatie. Indien nodig wordt een gesprek georganiseerd tussen klager, klachtenfunctionaris en de beklaagde om te komen tot een gezamenlijk gedragen oplossing.
2. Binnen vier weken ontvangt de klager een schriftelijke reactie, inclusief een voorstel tot oplossing. Als er een langere tijd nodig is om onderzoek te doen, wordt de klager binnen vier weken in kennis gesteld, waarbij het uitstel wordt toegelicht. Ook wordt een indicatie gegeven wanneer de klachtenfunctionaris verwacht uitsluitsel te kunnen geven.
3. De klager geeft binnen vier weken een schriftelijke reactie op het voorstel tot oplossing.
Stap 4: Beroep bij de Onafhankelijke Derde Partij
1. Indien de klager en de onderwijsinstelling er niet uit komen, kan de klacht binnen twee weken na de schriftelijke reactie voorgelegd worden aan KTNO als onafhankelijke derde partij.
2. KTNO zal de klacht volgens de eigen klachtenregeling afhandelen.
3. Het oordeel van KTNO is bindend voor beide partijen.
5. Vertrouwelijkheid
Alle klachten en de daarmee verband houdende informatie worden vertrouwelijk behandeld. Informatie wordt uitsluitend gedeeld met betrokkenen die noodzakelijk zijn voor de behandeling van de klacht.
6. Bewaartermijn
Klachten en de uitkomsten van de klachtenprocedure worden gedurende ten minste twee jaar bewaard in ons archief.
7. Kosten
Er zijn geen kosten verbonden aan het indienen en behandelen van een klacht binnen deze regeling. Eventuele kosten bij KTNO zijn voor rekening van de partij die de klacht indient, tenzij KTNO anders besluit.
8. Wijziging en Herziening
De onderwijsinstelling behoudt zich het recht voor om deze klachtenregeling te wijzigen.
Klachtenregeling coaching
1. Inleiding
Onze coachingspraktijk zet zich in voor het bieden van kwalitatieve, op maat gemaakte begeleiding en ondersteuning aan onze cliënten. Mocht er desondanks sprake zijn van een klacht, dan willen wij graag een open dialoog aangaan om tot een oplossing te komen. Deze klachtenregeling beschrijft de procedure om klachten op een transparante en rechtvaardige manier te behandelen.
Anahata Coaching & Training functioneert als netwerkorganisatie. De coaches zijn als zelfstandig ondernemer aangesloten bij Anahata Coaching & Training. Zij runnen zelfstandig hun praktijk voor eigen rekening en risico. Ze zijn zelf verantwoordelijk voor de klachtenafhandeling m.b.t. de inhoudelijke coaching. Klachten over inhoudelijke coaching door deze coaches vallen onder de klachtenregeling van de desbetreffende coachingspraktijk.
Anahata verzorgt de verbinding tussen de vraag van de cliënt en het aanbod van de desbetreffende coach. Dit doen wij op zorgvuldige en persoonlijke wijze. We leveren maatwerk. We koppelen coach en cliënt aan de hand van de vraagstukken van de cliënt en de specialisaties van de coach. Zoveel mogelijk rekening houdend met de persoonlijkheid van cliënt en coach. We kunnen uiteraard niet het succes van de verbinding voorspellen en garanderen. Coaching staat en valt met een persoonlijke klik en verbinding tussen coach en cliënt. Mocht je graag een andere coach wensen, dan kunnen we daar ons alles bij voorstellen en kun je dit verzoek per email doen.
2. Definities
- Coach: Saskia Klaaysen, de professional die coacht
- Coachee: cliënt, degene die gecoacht wordt door Saskia Klaaysen
- Onderneming: Anahata Coaching & Training
- Klager: De cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger die een klacht indient.
- Beklaagde: De coach of medewerker tegen wie de klacht gericht is.
- Onafhankelijke derde partij: Wkggz of mediator
3. Doel van de Klachtenregeling
Het doel van de klachtenregeling is het bieden van een heldere procedure voor het indienen, behandelen en oplossen van klachten, zodat de kwaliteit van de dienstverlening kan worden verbeterd en de tevredenheid van coachees van Saskia Klaaysen gewaarborgd blijft.
4. Procedure voor Klachtenafhandeling
Stap 1: Indienen van de Klacht
1. Een klacht dien je schriftelijk in door een e-mail te sturen naar ons secretariaat via secretariaat@anahata-coaching.nl
De klacht dient binnen twee weken na het voorval te worden ingediend en moet bevatten:
a. Naam, adres en contactgegevens van de klager;
b. Omschrijving van de klacht, inclusief relevante details zoals data, betrokkenen en de aard van de klacht;
c. Eventuele gewenste oplossingen of verwachtingen.
Stap 2: Ontvangstbevestiging
Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de klacht stuurt ons secretariaat een ontvangstbevestiging naar de klager, waarin de procedure verder wordt toegelicht.
Stap 3: Behandeling van de Klacht
1. De klacht wordt in behandeling genomen door de klachtenfunctionaris van de Anahata Coaching & Training: Ingrid Hilgeman. Deze persoon zal de klacht onderzoeken en indien nodig contact opnemen met de klager voor nadere informatie. Indien nodig wordt een gesprek georganiseerd tussen klager, klachtenfunctionaris en de beklaagde om te komen tot een gezamenlijk gedragen oplossing.
2. Binnen vier weken ontvangt de klager een schriftelijke reactie, inclusief een voorstel tot oplossing. Als er een langere tijd nodig is om onderzoek te doen, wordt de klager binnen vier weken in kennis gesteld, waarbij het uitstel wordt toegelicht. Ook wordt een indicatie gegeven wanneer de klachtenfunctionaris verwacht uitsluitsel te kunnen geven.
3. De klager geeft binnen vier weken een schriftelijke reactie op het voorstel tot oplossing.
Stap 4: Beroep bij de Onafhankelijke Derde Partij
1. Als de klager en de beklaagde er niet uit komen, wordt de coachingsovereenkomst ontbonden.
Of als het gewenst is, voorgelegd worden aan een onafhankelijke mediator.
5. Vertrouwelijkheid
Alle klachten en de daarmee verband houdende informatie worden vertrouwelijk behandeld. Informatie wordt uitsluitend gedeeld met betrokkenen die noodzakelijk zijn voor de behandeling van de klacht.
6. Bewaartermijn
Klachten en de uitkomsten van de klachtenprocedure worden gedurende ten minste twee jaar bewaard in ons archief.
7. Kosten
Er zijn geen kosten verbonden aan het indienen en behandelen van een klacht binnen deze regeling. Eventuele kosten bij een mediator zijn voor rekening van de partij die de klacht indient, tenzij in het mediationtraject anders wordt besloten.
8. Wijziging en Herziening
Anahata Coaching & Training behoudt zich het recht voor om deze klachtenregeling te wijzigen.